Σε αυτό το άρθρο, θα μάθουμε πώς να δημιουργούμε αναπτυσσόμενη λίστα χρησιμοποιώντας επικύρωση δεδομένων στο Microsoft Excel.
Η δυνατότητα επικύρωσης δεδομένων βελτιώνει την αποτελεσματικότητα της εισαγωγής δεδομένων στο Excel και μειώνει τα λάθη και τα λάθη πληκτρολόγησης. Μπορείτε να έχετε περιορισμένες καταχωρήσεις σύμφωνα με τα κριτήρια επικύρωσης ή ακόμη και να δημιουργήσετε προσαρμοσμένους κανόνες για το τι μπορεί να εισαχθεί στο κελί. Σε περίπτωση μη έγκυρης καταχώρισης, εμφανίζει ένα μήνυμα και εμποδίζει τον χρήστη να εισάγει τα δεδομένα βάσει καθορισμένης συνθήκης.
Ας καταλάβουμε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία, με τη βοήθεια παραδειγμάτων.
Έχουμε μια λίστα προϊόντων στη Στήλη Α και θέλουμε να κάνουμε μια αναπτυσσόμενη λίστα με όλα τα προϊόντα.
Ακολουθήστε τα βήματα που δίνονται παρακάτω:-
- Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στο φύλλο εργασίας
- Για να δημιουργήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα, μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα> Εργαλεία δεδομένων> κάντε κλικ στην Επικύρωση δεδομένων
- Or μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη συντόμευση ALT + D + L
- Θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων
- Στη λίστα "Να επιτρέπεται", επιλέξτε "Λίστα"
- Στην καρτέλα Πηγή, επιλέξτε το εύρος της λίστας προϊόντων
Σημείωση: -Πριν κάνετε κλικ στο OK, θα παρατηρήσετε ότι από προεπιλογή, είναι επιλεγμένα τα πλαίσια ελέγχου "Ignore blank" και "In-cell Dropdown". Το πρώτο πλαίσιο ελέγχου "Ignore blank" χρησιμοποιείται για να επιτρέψει ή να αγνοήσει τα κενά ως έγκυρη εισαγωγή κελί αν είναι επιλεγμένο. Εάν δεν είναι επιλεγμένο, το Excel δεν θα επιτρέψει κενά ως έγκυρη είσοδο και θα εμφανιστεί ένα μήνυμα σφάλματος. Και η δεύτερη επιλεγμένη επιλογή είναι "Αναπτυσσόμενο μενού στο κελί", το οποίο χρησιμοποιείται για την εμφάνιση ενός βέλους όταν κάνετε κλικ στο κελί. Έτσι, εάν καταργήσετε την επιλογή αυτής της επιλογής, το αναπτυσσόμενο βέλος θα εξαφανιστεί.
- Τώρα, πηγαίνουμε στο "Εισαγωγή μηνύματος" και εκεί γράφουμε στον τίτλο, "Επιλογή ονόματος προϊόντος" και στο σώμα του μηνύματος, "Επιλέξτε το όνομα προϊόντος από τη λίστα"
- Στη συνέχεια, μεταβαίνουμε στο "Error Alert" και από προεπιλογή, το στυλ σφάλματος επιλέγεται ως "STOP". Έτσι, στον τίτλο γράφουμε "Μη έγκυρο όνομα προϊόντος" και στη συνέχεια στο μήνυμα σφάλματος γράφουμε, "Παρακαλώ επιλέξτε το όνομα του προϊόντος από τη λίστα". Και, τώρα κάνουμε κλικ στο OK.
- Κάντε κλικ στο OK, μπορούμε να δούμε το μήνυμα εισαγωγής με κίτρινη λεζάντα με αναπτυσσόμενο βέλος
- Αφού κάνετε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού, μπορούμε να δούμε όλα τα προϊόντα που επιλέξαμε να εμφανίζονται στην αναπτυσσόμενη λίστα. Μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε από αυτά αντί να τα πληκτρολογήσετε ή να τα θυμηθείτε
Σημείωση: -Σε περίπτωση που θέλετε να διαγράψετε το κείμενο στο κελί που έχει επικύρωση δεδομένων, μπορείτε να μεταβείτε στο κελί και να πατήσετε την εντολή διαγραφής. Το περιεχόμενο θα αφαιρεθεί από το κελί αλλά θα βρίσκεται εκεί στην αναπτυσσόμενη λίστα
- Επίσης, όταν δεν βρίσκεστε στο κελί όπου έχουμε εφαρμόσει την επικύρωση δεδομένων, θα δείτε ότι τώρα δεν έχει πτυσσόμενο βέλος. Το αναπτυσσόμενο μενού εμφανίζεται μόνο εάν επιλέξετε αυτό το κελί
- Σε περίπτωση που θέλετε να καταργήσετε εντελώς την επικύρωση δεδομένων από το κελί ή την περιοχή, απλώς μεταβείτε στο παράθυρο επικύρωσης δεδομένων και εκεί βλέπετε αυτήν την επιλογή "Διαγραφή όλων"
- Απλώς κάντε κλικ σε αυτό και τώρα κάντε κλικ στο OK. Τη στιγμή που πατάμε enter, η επικύρωση δεδομένων θα αφαιρεθεί από το κελί
Υπάρχει ένας άλλος τρόπος για να δημιουργήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα. Ορίζοντας το όνομα της περιοχής, μπορούμε να δημιουργήσουμε μια αναπτυσσόμενη λίστα. Για να καταλάβετε, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:-
- Έτσι, έχουμε την ίδια λίστα εδώ στο εύρος A9 έως A15
- Επιλέγουμε το εύρος και τώρα μπορούμε είτε να πάμε στο πλαίσιο ονόματος για να δώσουμε κάποιο όνομα σε αυτό το εύρος είτε μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το Define Name
- Μεταβείτε στην καρτέλα Τύπος> Ορισμένα ονόματα> στη συνέχεια κάντε κλικ στο Ορισμός ονόματος
- Τώρα, γράφουμε "Όνομα_προϊόντος" εδώ στο πλαίσιο ονόματος και έχουμε ήδη επιλέξει το εύρος, οπότε κάνουμε κλικ στο OK
- Τώρα, πηγαίνουμε ξανά στο παράθυρο Επικύρωση δεδομένων και επιλέγουμε "Λίστα" για τα κριτήρια επικύρωσης. Και, αυτή τη φορά, αντί για επιλογή εύρους, θα έχουμε το καθορισμένο όνομα σε αυτό το πλαίσιο προέλευσης
Σημείωση:- Εάν θυμάστε το όνομα που έχετε δώσει στη λίστα, μπορείτε να το πληκτρολογήσετε εδώ, πριν από το σύμβολο "ίσο με" ή μπορείτε να πατήσετε F3. Θα εμφανιστεί το παράθυρο "ΟΝΟΜΑ ΠΑΣΤΑΣ" και μπορείτε να εντοπίσετε όλα τα ονόματα της περιοχής που είναι διαθέσιμα στο τρέχον βιβλίο εργασίας.
- Ονομάσαμε το εύρος ως "Όνομα_προϊόντος", κάνουμε κλικ σε αυτό και στη συνέχεια κάντε κλικ στο OK
- Κάνουμε κλικ στο OK και εμφανίζεται η αναπτυσσόμενη λίστα σε αυτό το κελί
Έτσι, με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να δημιουργήσετε αναπτυσσόμενο μενού χρησιμοποιώντας επικύρωση δεδομένων με τη βοήθεια παραδειγμάτων στο Excel.
Κάντε κλικ στο σύνδεσμο βίντεο για γρήγορη αναφορά στη χρήση του. Εγγραφείτε στο νέο μας κανάλι και συνεχίστε να μαθαίνετε μαζί μας!
Αν σας άρεσαν τα ιστολόγια μας, μοιραστείτε το με τους φίλους σας στο Facebook. Επίσης, μπορείτε να μας ακολουθήσετε στο Twitter και το Facebook.
Θα θέλαμε πολύ να σας ακούσουμε, ενημερώστε μας πώς μπορούμε να βελτιώσουμε, να συμπληρώσουμε ή να καινοτομήσουμε το έργο μας και να το κάνουμε καλύτερο για εσάς. Γράψτε μας στον ιστότοπο email