Το Excel σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε σελίδες με τη ρύθμιση της σελίδας τους χρησιμοποιώντας Προσαρμοσμένες προβολές,
και το πρόσθετο Διαχειριστής αναφορών σας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε και να αποθηκεύσετε τις σελίδες
οποιονδήποτε αριθμό αναφορών.
Σημείωση:
Τα πρόσθετα δεν εμφανίζονται στο μενού Excel 2007, εκτός εάν έχει εγκατασταθεί τουλάχιστον ένα πρόσθετο.
Για να εγκαταστήσετε το πρόσθετο Διαχείριση αναφορών:
1. Λήψη πρόσθετου Διαχείρισης αναφορών από την τοποθεσία της Microsoft στο Web,
Κέντρο λήψης: http://office.microsoft.com/downloads και αναζητήστε πρόσθετα του Διαχειριστή αναφορών.
2. Επιλέξτε Αρχείο -> Επιλογές Excel -> Πρόσθετα.
3. Στην ενότητα Διαχείριση επιλέξτε Πρόσθετα Excel από το αναπτυσσόμενο πλαίσιο και κάντε κλικ στο κουμπί Μετάβαση.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Πρόσθετα, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση.
5. Εντοπίστε και επιλέξτε το όνομα αρχείου Reports.xla και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
6. Στα Διαθέσιμα πρόσθετα, επιλέξτε Διαχείριση αναφορών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Για να προσθέσετε μια αναφορά και να την αποθηκεύσετε στη Διαχείριση αναφορών:
1. Επιλέξτε Πρόσθετα -> Διαχείριση αναφορών.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.
3. Στο πλαίσιο Όνομα αναφοράς, πληκτρολογήστε το όνομα της αναφοράς.
4. Από το τμήμα στην προσθήκη, ανοίξτε το φύλλο ή την προβολή.
5. Επιλέξτε την πρώτη προβολή για προσθήκη στην αναφορά: Ισολογισμός.
6. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη, η προβολή Ισολογισμού μετακινείται στο πλαίσιο λευκής λίστας στο κάτω μέρος του
Ενότητες σε αυτό το πλαίσιο Αναφοράς.
7. Επαναλάβετε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε την κατάσταση λογαριασμού εισοδήματος ή άλλες προσαρμοσμένες προβολές, όπως απαιτείται.
8. Επιλέξτε το πλαίσιο Χρήση συνεχών αριθμών σελίδας για να εκτυπώσετε συνεχόμενους αριθμούς στο
το κάτω μέρος της σελίδας.
Πρόβλημα:
Όταν χρησιμοποιείτε την επιλογή Χρήση συνεχών αριθμών σελίδας, δεν υπάρχει τρόπος να ορίσετε τον αριθμό της πρώτης σελίδας,
ή να αριθμήσετε επιπλέον σελίδες (για παράδειγμα, μια σελίδα που προστέθηκε από το Word) έτσι ώστε να εκτυπωθούν
στην έκθεση. Η πρώτη σελίδα που θα εκτυπωθεί θα έχει αρίθμηση 1.
Λύση:
Εισαγάγετε πρόσθετες προβολές στην αναφορά (για παράδειγμα, επανατοποθετήστε την προβολή Κατάστασης εισοδήματος),
και χρησιμοποιήστε την αναφορά με τον σωστό αριθμό στο υποσέλιδο (μπορείτε να διαγράψετε επιπλέον σελίδες με λανθασμένους αριθμούς).
Το πλεονέκτημα της χρήσης Προσαρμοσμένων προβολών για τη δημιουργία μιας αναφοράς:
Η χρήση προσαρμοσμένων προβολών για την προσθήκη σελίδων σε μια αναφορά είναι σαν να αγοράζετε ένα ασφαλιστήριο συμβόλαιο για ασφαλή εκτύπωση.
Οι σελίδες εκτυπώνονται σύμφωνα με τις επιλογές εκτύπωσης που έχουν οριστεί και αποθηκευτεί νωρίτερα.
Για να εκτυπώσετε μια αναφορά:
1. Επιλέξτε Πρόσθετα -> Διαχείριση αναφορών.
2. Επιλέξτε την αναφορά που θέλετε να εκτυπώσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση.
; Για να αλλάξετε, να προσθέσετε, να κλείσετε μια αναφορά ή να κανονίσετε την εκτύπωση των σελίδων της:
1. Επιλέξτε Πρόσθετα -> Διαχείριση αναφορών.
2. Επιλέξτε την αναφορά που θέλετε να εκτυπώσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία.
; Για να διαγράψετε μια αναφορά:
1. Επιλέξτε Πρόσθετα -> Διαχείριση αναφορών.
2. Επιλέξτε την αναφορά που θέλετε να εκτυπώσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή.