Γιατί να αγοράσετε ένα ακριβό εργαλείο διαχείρισης συμμετοχής για την εκκίνησή σας εάν μπορείτε να παρακολουθείτε την παρουσία της ομάδας στο Excel; Ναί! Μπορείτε να δημιουργήσετε εύκολα ένα πρόγραμμα παρακολούθησης συμμετοχής στο Excel. Σε αυτό το άρθρο, θα μάθουμε πώς να το κάνουμε.
Βήμα 1: Δημιουργήστε 12 φύλλα για κάθε μήνα σε ένα βιβλίο εργασίας
Εάν σκοπεύετε να παρακολουθείτε τη συμμετοχή για ένα έτος, θα πρέπει να δημιουργήσετε το φύλλο κάθε μήνα στο Excel.
Βήμα 2: Προσθέστε στήλες για κάθε ημερομηνία στο φύλλο κάθε μήνα.
Τώρα δημιουργήστε έναν πίνακα που περιέχει τα ονόματα των συμπαικτών σας, μια στήλη για σύνολα και 30 (ή αριθμό ημερών το μήνα) στήλες με ημερομηνία και εργάσιμη ημέρα ως επικεφαλίδες στηλών.
Για να λάβετε το όνομα της ημέρας της εβδομάδας, μπορείτε να αναζητήσετε το ημερολόγιο ή να χρησιμοποιήσετε τον τύπο για να το αντιγράψετε στα υπόλοιπα κελιά.
| = TEXT (ημερομηνία, "ddd") |
Μπορείτε να διαβάσετε για αυτό εδώ.
Διαμορφώστε τα Σαββατοκύριακα και τις αργίες σκοτεινά και γεμίστε τα με σταθερές τιμές όπως Σαββατοκύριακο/Διακοπές όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.
Κάντε το ίδιο για κάθε φύλλο.
Βήμα 3. Διορθώστε τις πιθανές εισόδους χρησιμοποιώντας επικύρωση δεδομένων για κάθε ανοιχτό κελί.
Τώρα ο καθένας μπορεί να εισαγάγει τη συμμετοχή του στο φύλλο, αλλά μπορεί να εισαγάγει τυχαίο κείμενο. Ορισμένοι μπορούν να γράψουν P για παρόν, ή Παρόν, ή ανά κ.λπ. Η ομοιομορφία των δεδομένων είναι υποχρεωτική σε οποιοδήποτε σύστημα διαχείρισης παρακολούθησης.
Για να επιτρέψουμε στους χρήστες να γράφουν μόνο P ή A για παρόντες και απόντες αντίστοιχα, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την επικύρωση δεδομένων.
Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί, μεταβείτε στα δεδομένα στην κορδέλα και κάντε κλικ στην επικύρωση δεδομένων. Επιλέξτε λίστα από τις επιλογές και γράψτε A, P στο πλαίσιο κειμένου.
Πατήστε OK.
Αντιγράψτε αυτήν την επικύρωση για ολόκληρο το ανοιχτό φάσμα δεδομένων (ανοικτό εύρος σημαίνει κελί όπου ο χρήστης μπορεί να εισαγάγει τιμές).
Βήμα 3: Κλειδώστε όλα τα κελιά εκτός από εκεί που πρέπει να εισαχθεί η συμμετοχή.
Επιλέξτε ημερομηνία και στήλη ημερομηνίας. Για παράδειγμα, επιλέξτε 1-Ιαν. Αυτή τη στιγμή κάντε κλικ στο επιλεγμένο εύρος και μεταβείτε στη μορφοποίηση κελιών. Μεταβείτε στην προστασία. Καταργήστε την επιλογή του κλειδωμένου πλαισίου ελέγχου. Πατήστε OK. Τώρα αντιγράψτε αυτό το εύρος σε όλα τα ανοικτά εύρη ημερομηνιών.
Αυτό θα επιτρέψει την είσοδο σε αυτά τα κελιά μόνο όταν προστατεύουμε τα φύλλα εργασίας χρησιμοποιώντας το μενού προστασίας φύλλων εργασίας. Επομένως, οι τύποι, τα fomattings θα είναι άθικτα και οι χρήστες μπορούν να τροποποιήσουν μόνο τη συμμετοχή τους.
Βήμα 4: Υπολογίστε τις σημερινές ημέρες των συμπαικτών σας
Πώς υπολογίζετε λοιπόν τις σημερινές ημέρες; Λοιπόν, ο καθένας έχει τους δικούς του τύπους για τον υπολογισμό της παρουσίας. Θα συζητήσω το δικό μου εδώ. Μπορείτε να κάνετε αλλαγές σύμφωνα με τις απαιτήσεις του φύλλου παρακολούθησης.
Υπολογίζω τον συνολικό αριθμό των σημερινών ημερών ως συνολικές ημέρες σε ένα μήνα, μείον τον αριθμό των ημερών που απουσιάζουν. Αυτό θα κρατήσει υπό έλεγχο τις αργίες και τα Σαββατοκύριακα. Θα υπολογίζονται αυτόματα ως εργάσιμες ημέρες.
Έτσι, ο τύπος excel για την καταμέτρηση των ημερών θα είναι ως εξής:
| = COUNT (ημερομηνίες) -COUNTIF (σειρά παρακολούθησης, "Α") |
Αυτό θα διατηρήσει από προεπιλογή όλους παρόντες για ολόκληρο τον μήνα μέχρι να τους επισημάνετε ως απόντες στο φύλλο.
Στο παράδειγμα, ο τύπος είναι:
| = COUNT ($ C $ 2: $ AG $ 2) -COUNTIF (C3: AG3, "A") |
Έγραψα αυτόν τον τύπο στο κελί Β3 και στη συνέχεια τον αντέγραψα. Μπορείτε να δείτε ότι οι 27 ημέρες εμφανίζονται ως δώρο. Παρόλο που δεν έχω γεμίσει όλα τα κελιά παρουσίας. Μπορείτε να το διατηρήσετε με αυτόν τον τρόπο εάν θέλετε να είναι παρόντες από προεπιλογή. Or αν θέλετε από προεπιλογή να απουσιάζουν, ελέγξτε όλα τα κελιά ως απόντα. Αυτό θα διατηρήσει μόνο τον αριθμό των σημερινών ημερών στον παρόντα υπολογισμό.
Βήμα 5: Προστατέψτε το φύλλο
Τώρα που έχουμε κάνει τα πάντα σε αυτό το φύλλο. Ας το προστατεύσουμε έτσι ώστε κανείς να μην μπορεί να αλλάξει τον τύπο ή τη μορφοποίηση στο φύλλο.
Μεταβείτε στην καρτέλα αναθεώρηση στην κορδέλα. Βρείτε το μενού Προστατευτικό φύλλο. Κάντε κλικ σε αυτό. Θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου που θα ζητήσει τα δικαιώματα που θέλετε να δώσετε στους χρήστες. Ελέγξτε όλα τα δικαιώματα που θέλετε να επιτρέψετε. Θέλω μόνο ο χρήστης να μπορεί να γεμίσει τη συμμετοχή με τίποτα άλλο. Οπότε θα το κρατήσω ως έχει.
Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε έναν κωδικό πρόσβασης που μπορείτε να θυμάστε εύκολα. Διαφορετικά, ο καθένας μπορεί να το ξεκλειδώσει και να αλλάξει το βιβλίο εργασίας παρακολούθησης.
Τώρα, αν προσπαθήσετε να αλλάξετε κελιά μη παρακολούθησης, το excel δεν θα σας το επιτρέψει. Ωστόσο, μπορείτε να αλλάξετε τα κελιά παρακολούθησης καθώς τα έχουμε προστατεύσει.
Βήμα 6: Κάντε την παραπάνω διαδικασία για όλα τα φύλλα του μήνα
Κάντε το ίδιο πράγμα για κάθε φύλλο μήνα. Ο καλύτερος τρόπος είναι να αντιγράψετε το ίδιο φύλλο και να δημιουργήσετε 12 φύλλα από αυτό. Αποπροστατέψτε τα και κάντε τις απαραίτητες αλλαγές και στη συνέχεια προστατέψτε τα ξανά.
Προετοιμάστε το κύριο φύλλο συμμετοχής
Παρόλο που έχουμε όλα τα φύλλα έτοιμα να χρησιμοποιηθούν για τη συμπλήρωση της προσέλευσης, δεν έχουμε ένα μέρος για να τα παρακολουθήσουμε όλα.
Η διοίκηση θα ήθελε να δει όλη τη συμμετοχή σε ένα μέρος και όχι σε διαφορετικά φύλλα. Πρέπει να δημιουργήσουμε ένα κύριο φύλλο παρακολούθησης.
Βήμα 7: Προετοιμάστε τον κύριο πίνακα για την παρακολούθηση της συμμετοχής σε ένα μέρος στο Excel
Για αυτό, ετοιμάστε έναν πίνακα που περιέχει το όνομα των συμπαικτών της ομάδας ως επικεφαλίδες γραμμών και το όνομα του μήνα ως επικεφαλίδες στηλών. Δείτε την παρακάτω εικόνα.
Βήμα 7: Συμμετοχή αναζήτησης ομάδας από κάθε φύλλο μήνα
Για να αναζητήσουμε τη συμμετοχή από το φύλλο μπορούμε να έχουμε έναν απλό τύπο VLOOKUP αλλά στη συνέχεια θα πρέπει να το κάνουμε 12 φορές για κάθε φύλλο. Αλλά γνωρίζετε ότι μπορούμε να έχουμε έναν τύπο για να αναζητήσουμε από πολλά φύλλα.
Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο στο κελί C3 και αντιγράψτε στα υπόλοιπα φύλλα.
| = VLOOKUP ($ A3, INDIRECT (C $ 2 & "! $ A $ 3: $ B $ 12"), 2,0) |
Δεδομένου ότι γνωρίζουμε ότι όλα τα φύλλα έχουν συνολική συμμετοχή στο εύρος B3: B12, χρησιμοποιούμε τη συνάρτηση INDIRECT για την ανάκτηση τιμών από πολλά φύλλα. Όταν αντιγράφετε αυτόν τον τύπο στα δεξιά, αναζητά τιμές στα φύλλα Φεβρουαρίου.
Προσοχή: βεβαιωθείτε ότι τα ονόματα των φύλλων και οι επικεφαλίδες στηλών στην κύρια είναι τα ίδια, διαφορετικά αυτός ο τύπος δεν θα λειτουργήσει.
Βήμα 8: Χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση Άθροισμα για να λάβετε όλες τις τρέχουσες ημέρες του έτους ενός συμπαίκτη σας.
Αυτό είναι προαιρετικό. Εάν σας αρέσει, μπορείτε να υπολογίσετε τις συνολικές τρέχουσες ημέρες των υπαλλήλων σας καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους, χρησιμοποιώντας απλά τον τύπο αθροίσματος.
Και αυτό είναι. Έχουμε έτοιμο το Σύστημα Διαχείρισης Παρακολούθησης του Excel. Μπορείτε να το τροποποιήσετε σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας. Χρησιμοποιήστε το για υπολογισμό μισθού, υπολογισμό κινήτρων ή οτιδήποτε άλλο. Αυτό το εργαλείο δεν θα σας αποτύχει.
Μπορείτε να κάνετε αλλαγές στον υπολογισμό των αργιών και των Σαββατοκύριακων ξεχωριστά σε κάθε φύλλο. Στη συνέχεια αφαιρέστε τα από το σύνολο των σημερινών ημερών, για να υπολογίσετε τις συνολικές εργάσιμες ημέρες. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε το L for Leave στο αναπτυσσόμενο μενού για να επισημάνετε την άδεια των εργαζομένων.
Λοιπόν, ναι, έτσι μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σύστημα διαχείρισης παρακολούθησης excel για την εκκίνησή σας. Είναι φθηνό και εξαιρετικά ευέλικτο. Ελπίζω αυτό το σεμινάριο να σας βοηθήσει στη δημιουργία του δικού σας βιβλίου εργασίας παρακολούθησης excel. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, ενημερώστε με στην παρακάτω ενότητα σχολίων.
Αναζήτηση από μεταβλητούς πίνακες με χρήση ΕΜΜΕΣΟ: Για αναζήτηση από μια μεταβλητή πίνακα στο Excel, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση INDIRECT. Η συνάρτηση INDIRECT θα λάβει το εύρος κειμένου και θα το μετατρέψει στο πραγματικό εύρος συμμετοχής.
Χρησιμοποιήστε INDEX και MATCH για αναζήτηση τιμής: Ο τύπος INDEX-MATCH χρησιμοποιείται για να αναζητήσει δυναμικά και με ακρίβεια μια τιμή σε έναν δεδομένο πίνακα. Αυτή είναι μια εναλλακτική λύση στη λειτουργία VLOOKUP και ξεπερνά τις αδυναμίες της συνάρτησης VLOOKUP.
Χρησιμοποιήστε το VLOOKUP από δύο ή περισσότερους πίνακες αναζήτησης | Για αναζήτηση από πολλούς πίνακες μπορούμε να ακολουθήσουμε μια προσέγγιση IFERROR. Για αναζήτηση από πολλούς πίνακες λαμβάνει το σφάλμα ως διακόπτη για τον επόμενο πίνακα. Μια άλλη μέθοδος μπορεί να είναι η προσέγγιση If.
Πώς να κάνετε Case Sensitive Lookup στο Excel | η λειτουργία VLOOKUP του excel δεν είναι διάκριση πεζών -κεφαλαίων και θα επιστρέψει την πρώτη αντιστοιχισμένη τιμή από τη λίστα. Το INDEX-MATCH δεν αποτελεί εξαίρεση, αλλά μπορεί να τροποποιηθεί ώστε να είναι ευαίσθητο το πεζάκι του. Ας δούμε πώς…
Αναζήτηση που εμφανίζεται συχνά κείμενο με κριτήρια στο Excel | Η αναζήτηση εμφανίζεται συχνότερα σε κείμενο σε μια περιοχή που χρησιμοποιούμε τη λειτουργία INDEX-MATCH με τη λειτουργία MODE. Εδώ είναι η μέθοδος.
Δημοφιλή άρθρα:
50 συντομεύσεις Excel για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας | Γίνετε πιο γρήγοροι στην εργασία σας. Αυτές οι 50 συντομεύσεις θα σας κάνουν να εργάζεστε ακόμη πιο γρήγορα στο Excel.
Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση Excel VLOOKUP| Αυτή είναι μια από τις πιο δημοφιλείς και δημοφιλείς λειτουργίες του excel που χρησιμοποιείται για την αναζήτηση τιμών από διαφορετικά εύρη και φύλλα.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το Excel Λειτουργία COUNTIF| Μετρήστε τιμές με συνθήκες χρησιμοποιώντας αυτήν την εκπληκτική συνάρτηση. Δεν χρειάζεται να φιλτράρετε τα δεδομένα σας για να μετρήσετε συγκεκριμένες τιμές. Η λειτουργία Countif είναι απαραίτητη για την προετοιμασία του ταμπλό σας.
Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SUMIF στο Excel | Αυτή είναι μια άλλη βασική λειτουργία του ταμπλό. Αυτό σας βοηθά να συνοψίσετε τιμές υπό συγκεκριμένες συνθήκες.