Σε αυτό το άρθρο, θα μάθουμε πώς να δημιουργούμε δυναμική αναπτυσσόμενη λίστα στο Microsoft Excel.
Όπως γνωρίζουμε, η λειτουργία Επικύρωση δεδομένων βελτιώνει την αποτελεσματικότητα της εισαγωγής δεδομένων στο excel και μειώνει τα λάθη και τα λάθη πληκτρολόγησης. Χρησιμοποιείται για τον περιορισμό του χρήστη για τον τύπο δεδομένων που μπορούν να εισαχθούν στο εύρος. Σε περίπτωση μη έγκυρης καταχώρισης, εμφανίζεται ένα μήνυμα και επιτρέπει στον χρήστη να εισάγει τα δεδομένα με βάση συγκεκριμένη συνθήκη.
Αλλά μια δυναμική αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel είναι ένας πιο βολικός τρόπος επιλογής δεδομένων, χωρίς να κάνετε αλλαγές στην πηγή. Με άλλα λόγια, πείτε ότι θα ενημερώνετε συχνά τη λίστα που έχετε λάβει στην αναπτυσσόμενη λίστα. Και, σκέφτεστε εάν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές στη λίστα, πρέπει να τροποποιήσετε την επικύρωση δεδομένων κάθε φορά για να λάβετε την ενημερωμένη αναπτυσσόμενη λίστα.
Όμως, εδώ εμφανίζεται το δυναμικό αναπτυσσόμενο μενού στην εικόνα και είναι η καλύτερη επιλογή να επιλέξετε δεδομένα χωρίς να κάνετε αλλαγές στην επικύρωση δεδομένων. Είναι πολύ παρόμοιο με την κανονική επικύρωση δεδομένων. Ωστόσο, όταν ενημερώνετε τη λίστα, η δυναμική αναπτυσσόμενη λίστα αλλάζει για να ικανοποιήσει αυτήν την ενέργεια, ενώ η κανονική αναπτυσσόμενη λίστα όχι.
Ας πάρουμε λοιπόν ένα παράδειγμα και καταλάβουμε πώς δημιουργούμε δυναμική αναπτυσσόμενη λίστα:-
Έχουμε μια λίστα προϊόντων στη στήλη Α και, θα έχουμε τη δυναμική αναπτυσσόμενη λίστα προϊόντων στο κελί D9.
Όνομα πίνακα με έμμεση συνάρτηση
Αρχικά, θα δημιουργήσουμε πίνακα. ακολουθήστε τα βήματα που δίνονται παρακάτω:-
- Επιλέξτε το εύρος A8: A16
- Μεταβείτε στην καρτέλα Εισαγωγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στον πίνακα
- Αφού κάνετε κλικ στην επιλογή "Table", εμφανίζεται ένα παράθυρο Table
- Στη συνέχεια, επιλέξτε το εύρος για το οποίο θέλουμε να εισαγάγουμε τον πίνακα A8: A17
- Κάντε κλικ στο OK
- Τώρα, κάνουμε κλικ στο OK
- Μπορείτε να δείτε ότι αυτό το εύρος έχει μετατραπεί σε πίνακα και η κεφαλίδα αυτού του πίνακα έχει επίσης την επιλογή πτυσσόμενου φίλτρου
Σημείωση: - Εάν προσθέσουμε οποιοδήποτε προϊόν ή στοιχείο στο κάτω μέρος της λίστας, ο πίνακας θα επεκταθεί αυτόματα για να ενσωματώσει τα νέα προϊόντα ή αντικείμενα.
Τώρα δημιουργούμε τη δυναμική αναπτυσσόμενη λίστα στο κελί D9, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:-
- Επιλέξτε το κελί D9
- Ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Επαλήθευση δεδομένων, πατώντας το πλήκτρο ALT+D+L
- Στην αναπτυσσόμενη λίστα Να επιτρέπεται, επιλέξτε Λίστα
- Στη συνέχεια, εισαγάγετε αυτήν τη συνάρτηση = INDIRECT ("Table1") στην καρτέλα προέλευσης
- Κάντε κλικ στο OK
Σημείωση: - Όταν κάνουμε κλικ στο OK, στο Excel, εμφανίζεται το παράθυρο που λέει ότι υπάρχει κάποιο πρόβλημα με την είσοδο. Αυτό συμβαίνει επειδή το Excel δεν δέχεται κανέναν αυτο-επεκτεινόμενο πίνακα απευθείας στην Επικύρωση δεδομένων.
Τώρα προσθέστε νέα προϊόντα, στη λίστα προϊόντων.
Μπορούμε να δούμε στην παραπάνω εικόνα ότι νέο προστιθέμενο προϊόν εμφανίζεται στην αναπτυσσόμενη λίστα.
2nd Παράδειγμα:-
Σε αυτό το παράδειγμα, θα μάθουμε πώς να δίνουμε το όνομα του πίνακα ως κυμαινόμενο όνομα
Έχουμε ήδη το όνομα του πίνακα, αλλά εδώ πρέπει να ορίσουμε το όνομα αυτού του πίνακα για να λάβουμε τη δυναμική λίστα πτώσης. ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:-
- Επιλέξτε το κελί D10
- Μεταβείτε στην περιοχή πίνακα και εκτός από την κεφαλίδα, επιλέγουμε το εύρος από το πρώτο προϊόν στο τελευταίο προϊόν
- Πηγαίνετε στο πλαίσιο ονόματος και πληκτρολογήστε σύντομο όνομα "πίνακας πορείας", Πατήστε Enter
- Αφού πατήσετε enter, βλέπουμε ότι δεν έχει αλλάξει τίποτα στο πλαίσιο ονόματος
- Κάντε κλικ στην επιλογή της αναπτυσσόμενης λίστας για να δείτε όλα τα διαθέσιμα εύρη
- Στην αναπτυσσόμενη λίστα, μπορούμε να δούμε επίσης το όνομα, το οποίο μόλις ορίσαμε για αυτόν τον πίνακα
- Τώρα, μεταβαίνουμε στην Επικύρωση δεδομένων και στην "Πηγή", εισάγουμε το "πίνακα επιπέδου"
Σημείωση:- Εάν δεν θυμάστε ποιο όνομα έχετε δώσει σε αυτό το εύρος, μπορείτε να πατήσετε το πλήκτρο F3 και θα εμφανιστεί ένα παράθυρο που θα σας προτείνει όλα τα διαθέσιμα εύρη.
- Τώρα μεταβείτε στην καρτέλα "Εισαγωγή μηνύματος" και στον τίτλο, πληκτρολογούμε "Επιλογή προϊόντος" και, στη συνέχεια, στο σώμα του μηνύματος, γράφουμε: "Επιλέξτε το προϊόν σας από τη λίστα"
- Τώρα, μεταβείτε στην καρτέλα "Ειδοποίηση σφάλματος" και εκεί στον τίτλο, γράφουμε "Μη έγκυρο προϊόν" και στο μήνυμα σφάλματος, πληκτρολογούμε "Έχετε εισαγάγει λάθος προϊόν
- Κάντε κλικ στο OK
- Το κελί D10 περιέχει μήνυμα εισόδου μαζί με την αναπτυσσόμενη λίστα
- Τώρα, όταν προσθέτουμε οποιοδήποτε προϊόν στη λίστα, θα εμφανιστεί αυτόματα στην αναπτυσσόμενη λίστα
Τι συμβαίνει όμως όταν παραλείπουμε ένα κελί μετά το τελευταίο κελί και μετά προσθέτουμε νέο προϊόν ή στοιχείο; Μπορείτε να δείτε, αυτή τη φορά το εύρος του πίνακα δεν έχει επεκταθεί και στην πραγματικότητα, το προϊόν που προστέθηκε πρόσφατα είναι σε γενική μορφή. Λοιπόν, θα εμφανίζεται στην αναπτυσσόμενη λίστα ή όχι; Για να το ελέγξουμε, όταν μεταβούμε στο κελί D10 και ελέγξουμε την αναπτυσσόμενη λίστα, μπορούμε να δούμε την ίδια παλιά αναπτυσσόμενη λίστα χωρίς νέο προϊόν. Είναι επειδή το εύρος του πίνακα δεν βρήκε τίποτα μετά το τελευταίο κελί και ως εκ τούτου το εύρος δεν δαπανήθηκε.
3rd Παράδειγμα:-
Στις επόμενες δύο μεθόδους, θα μάθουμε πώς μπορούμε να κάνουμε την αναπτυσσόμενη λίστα μας πιο δυναμική χρησιμοποιώντας τις λειτουργίες OFFSET και COUNTA.
Ακολουθήστε τα βήματα που δίνονται παρακάτω:-
- Επιλέξτε το κελί D11 και πατήστε ALT + D + L
- Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων
- Τώρα επιλέξτε λίστα στην επιλογή "Να επιτρέπεται"
- Στη συνέχεια, στην επιλογή Πηγή, πληκτρολογήστε τον παρακάτω τύπο:-
= OFFSET ($ A $ 9,0,0, COUNTA ($ A: $ A), 1)
Τύπος Επεξήγηση:- Επιλέξαμε το A9, το οποίο είναι το πρώτο προϊόν στη σειρά, και στη συνέχεια πληκτρολογούμε 0 στο 2nd επιχείρημα καθώς δεν θέλουμε να μετακινήσουμε τη σειρά από το σημείο εκκίνησης. μετά πάλι 0 στο 3rd επιχείρημα καθώς εδώ δεν θέλουμε αλλαγές στον αριθμό της στήλης καθώς και από το σημείο εκκίνησης. Στη συνέχεια, έχουμε εισαγάγει τη συνάρτηση COUNTA και έχουμε επιλέξει ολόκληρη τη στήλη A. Αυτό το όρισμα θα ελέγξει το ύψος σε αριθμό γραμμών για να επιστρέψει το μη κενό πλήθος. Θα επεκτείνει το εύρος όταν γίνονται οποιεσδήποτε αλλαγές στο εύρος.
Και, το τελευταίο όρισμα "Πλάτος" είναι ένα προαιρετικό όρισμα. Είναι το πλάτος σε αριθμό στηλών. Μπορούμε είτε να το παραλείψουμε είτε να πληκτρολογήσουμε 1 εδώ προς το παρόν. Εάν παραλείψουμε, θα λάβει υπόψη, από προεπιλογή, το πλάτος της επιστρεφόμενης περιοχής που δώσαμε στο όρισμα και, στη συνέχεια, κλείνουμε τις παρενθέσεις.
- Αφού κάνουμε κλικ στο OK, μπορούμε να δούμε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο κελί D11
- Εμφανίζει τη λίστα με τα κενά και στη συνέχεια τα προϊόντα που προσθέσαμε
4ου Παράδειγμα:-
Σε αυτό το παράδειγμα, θα χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση για να ορίσουμε το όνομα.
Για να ορίσετε το όνομα της περιοχής, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:-
- Πατήστε CTRL + F3, θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Διαχειριστής ονομάτων
- Κάντε κλικ στο Νέο
- Ορίστε το όνομα περιοχής "ProdName" και εισαγάγετε τον παρακάτω τύπο:-
= OFFSET ('Dynamic Drop Down List with DV'! $ A $ 9,0,0, COUNTA ('Dynamic Drop Down List with DV'! $ A: $ A))
- Κάντε κλικ στο OK
- Ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων πατώντας το πλήκτρο Alt + D + L
- Επιλέξτε Λίστα στην αναπτυσσόμενη λίστα Να επιτρέπεται
- Enter = ProdName στην καρτέλα Πηγή
- Κάντε κλικ στο OK
- Τώρα, αν προσθέσουμε κάτι στη λίστα, το ίδιο θα εμφανιστεί στη λίστα
Έτσι, με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να λάβετε τη δυναμική λίστα για οποιοδήποτε προϊόν ή στοιχείο με διαφορετικές μεθόδους χρησιμοποιώντας την επικύρωση δεδομένων. Αυτα για τωρα. Στο επόμενο βίντεο αυτής της σειράς, θα εξηγήσουμε πώς να δημιουργήσετε την εξαρτώμενη αναπτυσσόμενη λίστα με διαφορετικές μεθόδους στο Excel.
Κάντε κλικ στο σύνδεσμο βίντεο για γρήγορη αναφορά στη χρήση του. Εγγραφείτε στο νέο μας κανάλι και συνεχίστε να μαθαίνετε μαζί μας!
Αν σας άρεσαν τα ιστολόγια μας, μοιραστείτε το με τους φίλους σας στο Facebook. Επίσης, μπορείτε να μας ακολουθήσετε στο Twitter και το Facebook.
Θα θέλαμε πολύ να σας ακούσουμε, ενημερώστε μας πώς μπορούμε να βελτιώσουμε, να συμπληρώσουμε ή να καινοτομήσουμε το έργο μας και να το κάνουμε καλύτερο για εσάς. Γράψτε μας στον ιστότοπο email