Το Excel σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε σελίδες με τη ρύθμιση της σελίδας τους χρησιμοποιώντας Προσαρμοσμένες προβολές και το πρόσθετο Διαχείριση αναφορών επιτρέπει τη δημιουργία και αποθήκευση των σελίδων σε οποιονδήποτε αριθμό αναφορών.
Σημείωση: Τα CD του Office XP (2002) και του Office 2003 δεν περιλαμβάνουν το πρόσθετο Διαχείριση αναφορών. Τα CD του Excel 97 και του Excel 2000 το κάνουν. Το όνομα του αρχείου πρόσθετου είναι Reports.xla.
Για να εγκαταστήσετε το πρόσθετο Διαχείριση αναφορών:
1. Κατεβάστε το πρόσθετο από την τοποθεσία της Microsoft στο Web: http://office.microsoft.com/downloads/2002.
2. Από το μενού Εργαλεία, επιλέξτε Πρόσθετα.
3. Εάν το πρόσθετο Report Manager εμφανίζεται στη λίστα με τα διαθέσιμα πρόσθετα, δεν χρειάζεται να το εγκαταστήσετε. Πηγαίνετε στο βήμα 6.
4. Κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση.
5. Εντοπίστε και επιλέξτε το όνομα αρχείου Reports.xla και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
6. Στα Διαθέσιμα πρόσθετα, επιλέξτε Διαχείριση αναφορών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Για να προσθέσετε μια αναφορά και να την αποθηκεύσετε στη Διαχείριση αναφορών:
1. Από το μενού Προβολή, επιλέξτε Διαχείριση αναφορών.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.
3. Στο πλαίσιο Όνομα αναφοράς, πληκτρολογήστε το όνομα της αναφοράς.
4. Από το τμήμα στην προσθήκη, ανοίξτε την προβολή ή το φύλλο.
5. Επιλέξτε την πρώτη προβολή για να προσθέσετε στην αναφορά: Καταστάσεις εισοδήματος.
6. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη. Η προβολή Κατάστασης εισοδήματος μετακινείται στο πλαίσιο της λευκής λίστας στο κάτω μέρος των ενοτήτων σε αυτό το πλαίσιο Αναφοράς.
7. Επαναλάβετε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε άλλες προβολές, όπως απαιτείται.
8. Επιλέξτε το πλαίσιο Χρήση συνεχούς αριθμού σελίδας εάν θέλετε να εκτυπώνετε συνεχόμενους αριθμούς στο κάτω μέρος της σελίδας.
Πρόβλημα:
Όταν χρησιμοποιείτε την επιλογή Χρήση συνεχούς αριθμού σελίδας:
Δεν υπάρχει τρόπος να ορίσετε τον αριθμό της πρώτης σελίδας ή να αριθμήσετε επιπλέον σελίδες (για παράδειγμα, μια σελίδα που προστέθηκε από το Word) έτσι ώστε να εκτυπώνονται στην αναφορά. Η πρώτη σελίδα που θα εκτυπωθεί θα έχει αρίθμηση 1.
Λύση:
Εισαγάγετε πρόσθετες προβολές στην αναφορά (για παράδειγμα, επαναλάβετε την προβολή Κατάστασης εισοδήματος) και χρησιμοποιήστε την αναφορά με τον σωστό αριθμό στο υποσέλιδο (μπορείτε να διαγράψετε επιπλέον σελίδες με λανθασμένους αριθμούς).
1. Χρήση προσαρμοσμένων προβολών για προσθήκη σελίδων σε αναφορές
Η χρήση προσαρμοσμένων προβολών για την προσθήκη σελίδων σε μια αναφορά είναι σαν να αγοράζετε ένα ασφαλιστήριο συμβόλαιο για ασφαλή εκτύπωση. Οι σελίδες εκτυπώνονται σύμφωνα με τις επιλογές εκτύπωσης που έχουν οριστεί και αποθηκευτεί νωρίτερα.
Για να εκτυπώσετε μια αναφορά:
1. Από το μενού Προβολή, επιλέξτε Διαχείριση αναφορών.
2. Επιλέξτε την αναφορά που θέλετε να εκτυπώσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση.
Για να αλλάξετε, να προσθέσετε ή να κλείσετε μια αναφορά ή να κανονίσετε την εκτύπωση των σελίδων της:
Κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία.
Για να διαγράψετε μια αναφορά:
Επιλέξτε την αναφορά και κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή.
Στιγμιότυπο οθόνης // Εκτύπωση μιας ήδη αποθηκευμένης αναφοράς με χρήση του Διαχειριστή αναφορών