Ενώ εργάζεστε σε αναφορές, θέλετε οι χρήστες να εισάγουν συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τα προσωπικά τους στοιχεία στο φύλλο εργασίας του Excel. Για να αποτρέψουμε τους χρήστες να εισάγουν SSN μεγαλύτερων ή μικρότερων από 9 ψηφία, θα χρησιμοποιήσουμε την ενσωματωμένη δυνατότητα Excel Επαλήθευση δεδομένων.
Ας πάρουμε ένα παράδειγμα:
- Το SSN δεν μπορεί να είναι περισσότερο από 9 ψηφία για να περιορίσει τον χρήστη να εισαγάγει το SSN του και να τον εμποδίσει να εισάγει ψηφία μικρότερα ή μεγαλύτερα από 9.
- Στη στήλη Α, έχουμε ονόματα & στη στήλη Β θέλουμε τα άτομα να εισάγουν το SSN τους
- Κατά την εισαγωγή SSN, θέλουμε ο χρήστης να εισαγάγει 9 ψηφία, δεδομένου ότι το SSN απαιτεί ακριβώς 9 ψηφία (όχι περισσότερα ή λιγότερα από).
- Επιλέξτε τα κελιά στα οποία πρέπει να εφαρμοστεί επικύρωση δεδομένων κατά την εισαγωγή SSN.
- Κάντε κλικ στο Κορδέλα δεδομένων
- Σε Εργαλεία δεδομένων ομάδα, κάντε κλικ στο Επικύρωση δεδομένων
- ο Επικύρωση δεδομένων θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου
- Στην καρτέλα Ρυθμίσεις, επιλέξτε Προσαρμοσμένο στα κριτήρια επικύρωσης και εισαγάγετε τον τύπο ως = LEN (B2) = 9 στο κουτί Formula
- Ο παραπάνω τύπος θα εμποδίσει τους χρήστες να εισάγουν ψηφία μικρότερα ή μεγαλύτερα από 9 ψηφία.
- Κάντε κλικ στο OK
- Εάν εισαγάγουμε ακριβώς 9 ψηφία στη στήλη Β, τότε το κελί θα δεχτεί τους αριθμούς
- Ενώ εάν καταχωρήσουμε σκόπιμα περισσότερα από 9 ψηφία, τότε το Excel δεν θα επιτρέψει την εισαγωγή και θα εμφανιστεί ένα μήνυμα σφάλματος για να ειδοποιήσετε το πρόβλημα.
- Εάν εισαγάγουμε λιγότερα από 9 ψηφία, τότε επίσης το Excel δεν θα μας επιτρέψει να εισάγουμε και θα εμφανιστεί μήνυμα σφάλματος.
Χρησιμοποιώντας την ενσωματωμένη λειτουργία Excel Επαλήθευση δεδομένων, μπορούμε να προετοιμάσουμε προσαρμοσμένες αναφορές για να εισαγάγει ο χρήστης τις συγκεκριμένες πληροφορίες που είναι χρήσιμες για την υποβολή αναφορών.